Etkili Toplantılar İçin: Yapılan Yaygın Hatalar

Takviminize baktıktan sonra kaç toplantıyı sabırsızlıkla beklediğiniz konusunda dürüst bir cevap verebilir misiniz? Bazen gelecekte gerçekleştireceğiniz bir toplantıyı planlamak için bile toplantı düzenliyor olabilirsiniz. Etkili toplantılar yönetme becerisi, bir yöneticinin edinmesi gereken en önemli becerilerden biridir, ancak insanların 75%’i bu konuda resmi bir eğitime sahip değildir.

Atlassian’a göre, her ay 31 iş saati, verimsiz toplantılara harcanmaktadır. Bir diğer araştırma ise, yöneticilerin 45%’inin, toplantıların haftada bir gün yasaklanması durumunda, ekip üyelerinin daha verimli şekilde çalışabileceklerini düşündüğünü ortaya koymuştur. Dahası, çalışanların 47%’si, toplantıları iş yerlerindeki en büyük zaman israfı olarak görmektedir. Fortune 50’ye göre şirketler, verimsiz toplantılar nedeniyle yıllık olarak $75 milyon kayıp yaşamaktadırlar.

Yöneticiler yönettikleri toplantıların verimli, yararlı ve özlü olduğundan nasıl emin olmak için aşağıdaki dört soruyu sormayı deneyebilirler.

Etkili Toplantılar İçin: Yapılan Yaygın Hatalar

1.Odadaki Kaç İnsan Toplantıya Katkı Sağlıyor?

Toplantılarınız sürecinde odadaki kişilerden yalnızca 2-3’ünün katılım gösterdiğini görüyorsanız, üç sorundan birini deneyimliyor olabilirsiniz.

Ekip üyeleri konuşmaya çekiniyor olabilirler

Toplantılarınızda sürekli katılım sağlayan ekip üyelerini, daima hazır olan kilit oyuncular olarak görüyor olabilirsiniz. Ancak bu durum, katılım göstermeyen çalışanların verimsiz oldukları anlamına gelmez. Ekip üyeleriniz arasında içe dönük kişiler olabilir ve bu kişiler, fikirlerini belirttikleri takdirde eleştirileceklerini hissediyor olabilirler. Google’ın verimli takım oluşturma konusunda yürüttüğü araştırma, psikolojik güvenliğin, takımda başarıyı simgeleyen en önemli özellik olduğunu ortaya koymuştur.

Toplantıda ele alınan konu yalnızca belli kişilere hitap ediyor olabilir

Katıldığınız toplantılarda neden bulunduğunuzu hiç merak ettiğiniz oldu mu? Takım içinde şeffaflık ve istikrarı sağlamak önemli olsa da, tüm ekip üyelerinin meşgul olduğunu unutmamak gerekir. Çalışanlar, dahil olmadıkları projeler hakkındaki toplantılara katılmamayı tercih ederler. Hatta çalışanların 73%’ü, toplantılar sırasında başka işlerle ilgilendiklerini kabul etmektedirler.

Toplantı sırasında alınan kararların ve paylaşılması gereken bilgilerin, başka kanallar aracılığı ile ekip üyelerine ulaştırılması için yapılması gerekenleri gözden geçirin. Farklı bakış açıları karar aşamasında faydalı olabilir, ancak çok fazla fikri tartışmak karar alım sürecini uzatabilir.

Ekip üyelerinizden bazılarının toplantılara dahil edilmemeleri durumunda alınabileceklerinden çekiniyorsanız, tüm ekibi toplantılara davet edebilir ve onlara katılmama hakkı tanıyabilirsiniz. Bu sayede çalışanlarınız, önceliklerine göre karar vererek daha verimli ve özgür şekilde çalışabilirler.

Çalışanlar toplantıya hazırlanmak için yeteri kadar zaman ya da bilgiye sahip olmayabilirler

Toplantılardan önce, çalışanlarınıza hazırlanmaları gereken konularla ilgili kısa bilgiler vermeye dikkat edin. Toplantıların beyin fırtınası, planlama, karar alımı gibi farklı amaçları bulunacağını ve her bir toplantı türünün farklı hazırlık süresi gerektirdiğini unutmayın.

Örneğin, bilgi verme amacıyla düzenlenen toplantılara hazırlanırken, hafif bir araştırma ve tecrübelerden edinilen bilgiler yeterli olacaktır. Diğer yandan satış eksikliğini tartışma amacıyla düzenlenen toplantılar, çalışanlara yalnızca ‘satış toplantısı’ olarak yansıtılırlarsa, bu durum hazırlıklı olmalarını engeller ve toplantı verimsiz geçer.

2.Toplantının Asıl Amacını Unutuyor Musunuz?

Ürün geliştirme toplantılarında kendinizi ofis için alınacak kahve makinelerini tartışırken buluyor musunuz?

Konudan sapma, toplantılar sırasında en sık görülen sorunlardan biridir. Bunun yanında, toplantıyı yöneten sizseniz, konuya bağlı kalınması da sizin sorumluluğunuzdadır. Etkili bir liderin kilit becerilerinden biri, konuşulan konuyu ekibi olumsuz etkilemeden istenen yere çekebilme yeteneğidir.

Çizelgeye körü körüne bağlı kalmak zorunda değilsiniz. Konunun saptığını düşünüyorsanız ‘Bu harika bir bakış açısı ve bunu gelecek hafta daha ayrıntılı tartışmamız gerektiğini düşünüyorum, bunun için hazırlık yapabilir misiniz?’ gibi yumuşak ifadelerle durumu kontrol altına alabilirsiniz.

3.İnsanların Gözlerindeki Parıltıyı Görebiliyor Musunuz?

Şaşırtıcı olsa da, bu soruya vereceğiniz yanıt büyük önem taşımaktadır. Yapılan araştırmalar, çalışanların 91%’inin toplantılar sırasında dalgınlık yaşadığını, 39%’unun ise uyuklamaya yatkın olduğunu ortaya koymuşlardır. Bunların genelde iki nedeni bulunur:

Etkileşim

Çalışanların 47%’si, toplantılardaki temel dikkat dağınıklığı kaynağının ilgisiz meslektaşlar olduğunu düşünmektedir. En büyük etkenlerden biri de teknolojidir. Toplantılar sırasında gelen mesajlar ve bildirimler, ekip üyelerinin dikkatini dağıtabilir. Üstelik, tüm katılımcıların teknolojik aletler ile ilgilenmesi, konuşanın fikirlerinin önemsenmediğini düşünmesine yol açabilir. Bu tarz durumlar yaşanmaması için toplantıya katılanlardan, elektronik aletleri dışarıda bırakmalarını rica edebilirsiniz. Yüzünüzü ve bedeninizi konuşan kişiye çevirerek, beden dilinin önemini daha etkili şekilde belirtebilirsiniz. Konuşmayan katılımcılara sorular sorarak ve fikirlerini belirtmelerini isteyerek onların konuya dahil olmalarını sağlayabilirsiniz.

Zaman

Toplantılarınızın süresi 35-40 dakikayı aşıyorsa, bunun ekip üyelerinin dikkati üzerinde son derece etkili olduğunu anlamanız gerekir. Yapılan araştırmalar, beynin belli bir süre boyunca fazla yüklenmesinin, verimliliğini azalttığını ortaya koymuşlardır. Bu gibi durumlarda alınan kararlar da her zaman en doğru kararlar olmayabilir.

Toplantıyı yürüten kişi olarak, ekip üyelerinin dikkatlerinin dağıldığını fark edebilmeli ve ne zaman ara vermeniz gerektiğini iyi belirleyebilmelisiniz. Ekibinizin en verimli ve en verimsiz olduğu zaman aralıklarını gözlemleyerek toplantılarınız için en uygun zaman aralıklarını seçebilirsiniz.

4.Toplantılarınızın Etkisi Nedir?

Ekibinizle çok başarılı (ve herkesin katılım sağladığı) bir toplantı gerçekleştirmiş olabilirsiniz. Bununla birlikte, toplantı yapıldıktan bir hafta sonra, alınan kararların uygulanmadığını ve detayların hala belirgin olmadığını görebilirsiniz. Toplantınız ne kadar iyi geçerse geçsin, sonunda tüm detayları belirgin kılmak için zaman ayırdığınızdan emin olmalısınız. Karar verilen değişikliklerin uygulanması için belli ekip üyelerini görevlendirmek de, bu değişikliklerin daha etkili şekilde adapte edilmesini kolaylaştırır.

Sonuçta, toplantılarınızın verimliliğini ölçmenin en etkili yolu yine katılımcılara sorular sormaktan geçer. Ekibinizden yapılan toplantıları değerlendirmelerini ve daha verimli hale getirilmeleri için öneriler sunmalarını rica edebilirsiniz.

İşinizi geliştirmeye yarayacak daha fazla bilgiye ulaşmak için tıklayınız…

İşinizi geliştirmek için Inovanka Şirket Kültürü ve Inovasyon hizmetlerini daha yakından tanıyın…